Кассовый разрыв: почему деньги есть в отчёте но нет в кассе — и как выйти

Владелец небольшого кафе. Месяц закрылся с прибылью 150 000 рублей — всё посчитано, всё сходится. В середине месяца взял себе эти деньги, раздал зарплаты. А в конце месяца выяснилось что поставщик выставил счёт на 60 000 рублей за списанные продукты которые не учли. И платить нечем.

Это не выдуманная история. Это реальный пример кассового разрыва в небольшом кафе. Бизнес прибыльный — а денег в кассе нет.

Что такое кассовый разрыв — простыми словами

Кассовый разрыв — это не всегда убыток. Бизнес может быть прибыльным согласно бухгалтерским данным, но при оплате повседневных трат в определённый момент возникает временная нехватка денег.

Проще говоря: деньги есть на бумаге, но в конкретный день когда нужно платить — их физически нет в кассе или на счёте.

Это как если у вас есть квартира стоимостью 10 миллионов — вы богатый человек. Но прямо сейчас в кошельке 200 рублей, а за продуктами идти сегодня. Богатство есть, а купить нечего.

Почему это происходит

Причин несколько, и они часто накладываются друг на друга.

Деньги пришли не вовремя

Распространённая причина кассового разрыва — разница в датах поступления денег и оплатой поставщиков или сотрудников. В кафе обычно платят сразу — но поставщик даёт отсрочку 14 дней. Вы уже потратили деньги от продаж, а долг поставщику ещё висит.

Сезонность

Некоторые отрасли сильно зависят от времени года. Если в высокий сезон не создать запас — в периоды спада может не хватить денег даже на базовые расходы: аренду, зарплату, налоги.

Кофейня в августе может работать в минус к январю. Если в декабре не отложили резерв — январь будет болезненным.

Собственник берёт деньги не из прибыли а из оборота

Это одна из самых частых причин в малом бизнесе. Вывод денег из бизнеса на нужды собственника — одна из частых причин кассового разрыва, связанная с неправильным расчётом прибыли.

Разница между прибылью и деньгами в кассе — ключевой момент который многие не понимают. Прибыль считается по начислению: продали — записали доход. Деньги — это то что реально пришло на счёт.

Незапланированные расходы

Сломалась кофемашина. Поставщик поднял цены. Налоговая прислала доначисление. Каждый из этих событий в отдельности не критичен — но если случаются вместе или в момент когда подушки нет — кассовый разрыв гарантирован.

Как понять что вы в разрыве или близко к нему

Три признака которые должны насторожить:

Вы регулярно задерживаете оплату поставщикам или сотрудникам — даже на несколько дней. Вы берёте деньги из «одного кармана» чтобы закрыть «другой карман». Вы не знаете сколько денег будет на счёте через две недели.

Если хотя бы один пункт — да, пора разбираться с финансами серьёзнее.

Что делать если разрыв уже случился

Без паники. Вот порядок действий.

Шаг 1. Составьте платёжный календарь прямо сейчас

По сути получится платёжный календарь в режиме кризиса. Решите какие платежи закрывать в первую очередь — универсальный совет: отдать приоритет налогам и зарплате.

Выпишите все платежи которые нужно сделать в ближайшие 2–4 недели и все поступления которые ожидаете. Станет видно где конкретно дыра.

Шаг 2. Поговорите с поставщиками

Иногда достаточно просто обсудить проблему с контрагентами чтобы найти выход. Большинство поставщиков готовы дать отсрочку на 1–2 недели — если попросить заранее, а не когда долг уже просрочен. Звонок «у меня временная ситуация, могу заплатить через 10 дней» работает гораздо лучше чем молчание и игнорирование.

Шаг 3. Остановите необязательные расходы

Заморозьте второстепенные расходы — траты на корпоративы, представительские расходы, плюшки для сотрудников. Траты на стратегические задачи можно отложить до момента стабилизации.

Закупка нового оборудования, ремонт, маркетинг — всё это подождёт пока не закроете разрыв.

Шаг 4. Найдите быстрые деньги

Приостановите закупку товара — пока есть кассовый разрыв не стоит затоваривать склад с прицелом на будущее. Можно попробовать бартер — возможно кто-то согласится взять платёж не деньгами а вашими услугами.

Другие варианты: продажа излишков оборудования, предоплата от постоянных клиентов за будущие визиты (подарочные сертификаты, абонементы), личные средства собственника как временная мера.

Как не попадать в разрыв регулярно

Кассовый разрыв проще предотвратить чем выходить из него. Три правила которые помогают:

Платёжный календарь — не в кризис а всегда. Раз в неделю смотрите что придёт и что нужно заплатить на горизонте 3–4 недель. Это занимает 15 минут но даёт понимание заранее.

Финансовая подушка. Идеал — 2–3 месяца постоянных расходов на отдельном счёте который не трогаете. Реальный минимум — хотя бы один месяц аренды и зарплат.

Разделяйте прибыль и деньги в кассе. Собственник должен получать зарплату — фиксированную сумму которую вы себе платите как сотруднику. Прибыль сверх этого — в резерв или на развитие. Не «взял сколько есть».

Когда финансы понятны и прозрачны — появляется возможность думать не о выживании а о росте. Программа лояльности — один из инструментов который помогает стабилизировать выручку: постоянные клиенты с накопленными баллами приходят чаще и более предсказуемо чем случайный поток.

loyalty-system.ru

Читайте также

• Точка безубыточности: как посчитать для любого заведения
• Как поднять цены и не потерять гостей
• Себестоимость чашки кофе: как посчитать